En kjapp avklaring

Her er noen av begrepene du vil møte i vår personvernerklæring.

Personopplysningsloven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR – General Data Protection Regulation) og gjelder i utgangspunktet for all behandling av personopplysninger, både i privat og offentlig sektor, forutsatt at det benyttes elektroniske hjelpemidler eller at opplysningene inngår i et register.

Nedenfor har Visma Smartskill beskrevet ord og uttrykk som finnes i loven. Ved praktisering av loven forholder Visma Smartskill seg til lovens definisjoner.

Med personvern menes et lovpålagt vern av privatlivets fred og din personlige integritet. Vernet inkluderer din rett til å ha innflytelse på bruk og spredning av personopplysninger om deg.

Med person menes en levende identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Med personopplysninger menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person. Eksempler kan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, bilder, og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer). Opplysninger om adferdsmønstre er også regnet som personopplysninger. Dette kan for eksempel være opplysninger om hva du hvilke TV-serier du ser på, og hvor du befinner deg. Opplysninger om deg som forteller om din rasemessige eller etniske bakgrunn, om dine politiske, filosofiske eller religiøse oppfatninger, helseforhold, seksuelle forhold, og eventuelle opplysninger om at du har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, samt medlemskap i fagforeninger, er definert som sensitive personopplysninger.

Med behandling av personopplysninger menes alle operasjoner som gjøres med personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, strukturering, lagring og spredning.

Med behandlingsansvarlig menes den virksomheten som er ansvarlig for behandling av personopplysninger, bestemmer formålet med behandlingen, og hvilke virkemidler som skal brukes.

Personopplysninger skal kun behandles for spesifikke, uttrykkelige, angitte og legitime formål.

En databehandler er en virksomhet som behandler personopplysninger på oppdrag fra den behandlingsansvarlige.

En databehandleravtale er en avtale mellom databehandler og behandlingsansvarlig om hvordan personopplysninger skal behandles.

Med behandlingsgrunnlag menes det lovfestede grunnlaget for behandling av personopplysninger. Behandlingen er bare lovlig dersom

  • den registrerte har samtykket til behandlingen, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 a)
  • den har til hensikt å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 b)
  • den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 c)
  • den er nødvendig for å verne den registrertes vitale interesser, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 d)
  • den er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende friheter går foran og krever vern av personopplysninger, jf. personvernforordningen art. 6 nr. 1 f)

Med samtykke menes en frivillig, spesifikk, informert, utvetydig og aktiv erklæring fra deg om at du godtar behandling av gitte personopplysninger. Et samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

Visma Smartskill kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i. Det samme gjelder der behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak som du har spurt etter før avtaleinngåelse.

Visma Smartskill er pålagt gjennom rettslige plikter å utføre visse behandlinger av personopplysninger.

Visma Smartskill samler inn visse personopplysninger dersom det er nødvendig for å beskytte en persons vitale interesser. Dette behandlingsgrunnlaget er svært snevert. Det må være snakk om behandling av personopplysninger i forbindelse med liv og død, eller fare for helsa.

Visma Smartskill kan behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å ivareta berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Visma Smartskill benytter dette behandlingsgrunnlaget kun der hvor inngrepet i ditt personvern er begrenset, og hvor fordelene er større enn ulempene.

Med dataportabilitet menes muligheten til å flytte data (innhold) mellom forskjellige systemer og tjenester.

Sist oppdatert: 02.12.2024

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Personopplysningene som Visma Smartskill AS kan behandle om deg er:

  • Grunnleggende personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-post og demografiske opplysninger
  • Bruker- og nettrafikkinformasjon som innloggings-ID, brukernavn og IP-adresse
  • Finansiell informasjon som faktureringsrelatert informasjon
  • Innhold du har lastet opp eller delt, for eksempel bilder, kommentarer, artikler og videoer
  • Statistikk som viser hvordan brukerne bruker programvaren vår og konsumerer innholdet vi tilbyr
  • Informasjon via jobbsøknader

For de formålene som er nevnt i avsnittet "Hvorfor vi behandler personopplysninger", behandler ikke Visma Smartskill AS sensitive personopplysninger om deg.

Hvordan vi samler inn personopplysningene dine

Visma Smartskill AS samler som hovedregel inn personopplysninger direkte fra deg eller andre personer knyttet til vår kunde. Hvis kunden du jobber for, kjøper Visma-produkter eller -tjenester gjennom et Visma-partnerselskap, kan vi samle inn informasjon om deg fra partnerselskapet.

Vi bruker også informasjonskapsler og andre sporingsteknologier når du bruker Visma Smartskills nettsider og når du samhandler med oss via e-post, for å optimalisere din opplevelse av Visma Smartskill, våre produkter og våre nettsider.

Vi samarbeider med Microsoft Clarity og Microsoft Advertising for å registrere hvordan du bruker og samhandler med nettstedet vårt ved hjelp av adferdsmålinger, varmekart og øktgjentakelse. Bruksdata for nettstedet samles inn ved hjelp av første- og tredjeparts informasjonskapsler og andre sporingsteknologier for å fastslå populariteten til produkter/tjenester og nettaktivitet. I tillegg bruker vi denne informasjonen til å optimalisere nettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan Microsoft samler inn og bruker dataene dine, kan du gå til Microsofts personvernerklæring.

For mer informasjon om hvordan Visma Smartskill bruker informasjonskapsler, kan du lese våre retningslinjer for informasjonskapsler.

I noen tilfeller kan vi også samle inn informasjon om deg fra andre kilder. Disse kildene kan omfatte tredjeparts datagruppering, Visma Smartskills markedsføringspartnere, offentlige kilder eller tredjeparts sosiale nettverk.

Hvorfor vi behandler personopplysninger

Visma Smartskills personvernerklæring gjelder når Visma Smartskill behandler dine personopplysninger for ulike formål når du samhandler med oss, for eksempel:

Kjøp og levering

  • Administrere kundebestillinger, kontrakter og betalinger
  • Tilby tjenester direkte til deg, for eksempel e-læring, webinarer og rapporter
  • Gi tilbud om produkter og tjenester til kunder
  • Opprette og administrere kontoer for brukere av tjenestene våre

Støtte og forbedring

  • Forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen av våre produkter, tjenester og Visma Smartskill-nettsteder
  • Yte kundestøtte for våre produkter og tjenester
  • Drive brukerfora for å utdanne og muliggjøre interaksjon mellom brukere og Visma Smartskill

Sikkerhet og trygghet

Oppdage, utbedre og forebygge sikkerhetstrusler og misbruk, samt utføre vedlikehold og feilsøking

Markedsføring

  • Administrere og sende ut markedsføringsmateriell
  • Opprette interesseprofiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester (profilering)

Rekruttering

  • Administrere rekrutteringsprosesser og jobbsøknader
  • Vurdere innsendte dokumenter, gjennomføre intervjuer og ringe referanser

Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger

Visma Smartskill behandler personopplysninger på flere rettslige grunnlag.

Kontrakt med deg

Vi behandler dine personopplysninger basert på en rettslig bindende avtale med deg, f.eks. når du søker jobb i Visma Smartskill. Behandling av dine personopplysninger som CV, søknad og referanser er nødvendig for at Visma Smartskill skal kunne håndtere forespørsler fra jobbsøkere før en kontrakt inngås.

Ditt samtykke

Visma Smartskill kan behandle dine personopplysninger basert på samtykke. Du har alltid mulighet til å trekke tilbake ditt samtykke etter at det er gitt.

Berettiget interesse

Visma Smartskill har en berettiget interesse når vi behandler personopplysningene dine for sikkerhet, support og forbedring eller når du opptrer som kontaktperson for en eksisterende eller potensiell kunde. Dine personopplysninger behandles ut fra et forretningsmessig perspektiv på en måte som vi mener ikke kommer i konflikt med dine rettigheter og friheter som privatperson.

Videre behandler Visma Smartskill dine personopplysninger basert på en berettiget interesse dersom du registrerer deg for et webinar, demo, laster ned rapporter eller annet innhold fra våre nettsider, samt når du bruker Visma Smartskills brukerforum. Den berettigede interessen er å gi deg korrekt innhold, avholde webinarer, markedsføre og administrere dine forespørsler. For mer informasjon om hvordan Visma Smartskill behandler dine personopplysninger for markedsføringsformål basert på berettiget interesse og dine rettigheter når vi behandler dine personopplysninger for slike formål, se avsnittet "Markedsføring" i denne personvernerklæringen.

Hvordan personopplysningene dine deles

Innenfor Visma-konsernet

Visma Smartskill er en del av Visma-konsernet, som omfatter flere datterselskaper. Vår ambisjon er å gi deg eksepsjonell kundeservice og en sømløs opplevelse. For å effektivt kunne overvåke og forstå samspillet mellom kunder og ulike enheter i Visma-konsernet, kan Visma Smartskill dele personopplysningene dine med andre selskaper i konsernet. Dette legger til rette for en mer integrert og effektiv administrasjon og bidrar til en bedre overordnet forståelse av våre kunders behov.

Utenfor Visma-konsernet

Visma Smartskill kan også dele personopplysningene dine med eksterne tredjeparter i følgende sammenhenger:

Visma Smartskills brukerfora (communities)

Hvis du skriver et innlegg, en kommentar eller lignende på Visma Smartskills brukerfora, kan denne informasjonen bli lest og brukt av andre som har tilgang til disse foraene. Visma Smartskill er ikke ansvarlig for informasjon du oppgir i slike fora eller på Visma Smartskills nettsider.

Webinarer

Vi deler dine personopplysninger (navn, e-post og firma) med vår leverandør av webinarverktøy når du registrerer deg for et av våre webinarer på våre nettsider. For mer informasjon om hvordan Univid samler inn og bruker personopplysninger, se Univids personvernerklæring.

Samarbeidspartnere

Visma Smartskill kan dele personopplysningene dine med våre samarbeidspartnere der det fremstår som legitimt fra et forretningsmessig perspektiv og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Offentlige myndigheter

Politiet og andre myndigheter kan be om tilgang til personopplysninger fra Visma Smartskill. I disse tilfellene vil Visma Smartskill kun utlevere opplysningene dersom det foreligger en rettskjennelse om dette.

Når bruker Visma Smartskill underdatabehandlere?

Visma Smartskill bruker underdatabehandlere til å behandle personopplysninger. Dette er vanligvis skytjenesteleverandører eller andre IT-leverandører.

Når Visma Smartskill bruker underdatabehandlere, inngår Visma Smartskill databehandleravtaler med dem for å beskytte personvernet ditt.

For mer informasjon om underdatabehandlere for Visma Smartskills produkter og tjenester, vennligst besøk Visma Trust Centre.

Du kan alltid be om en oversikt og mer detaljert informasjon om Visma Smartskills underdatabehandlere.

Hvordan du kontakter Visma Smartskill finner du nederst i dette dokumentet.

Hvor lenge lagres personopplysningene dine?

Visma Smartskill lagrer dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle våre kontraktsforpliktelser. Når vi behandler personopplysningene dine på annet rettslig grunnlag, for eksempel berettiget interesse, oppbevares opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Personopplysningene dine kan derfor være underlagt ulike retningslinjer for oppbevaring basert på typen opplysninger og formålet med innsamlingen av dem. Nedenfor er noen eksempler:

Ved rekruttering vil Visma Smartskill slette personopplysningene dine, som CV, søknad og andre dokumenter, når rekrutteringsprosessen er fullført, vanligvis maksimalt 6 måneder etter siste søknadsdato, med mindre annet er avtalt med deg.

Et annet eksempel er kontaktinformasjon som er lagret for markedsføringsformål, herunder leads eller potensielle kunder. Slike personopplysninger slettes senest 24 måneder etter siste registrerte aktivitet.

For ytterligere informasjon om sletting, vennligst kontakt Visma Smartskill (kontaktinformasjon finner du i siste del av dette dokumentet).

Dine rettigheter

Som registrert kan du påberope deg følgende rettigheter i forbindelse med Visma Smartskill behandling av dine personopplysninger:

  • Rett til innsyn. Du har rett til å be om en kopi av personopplysningene vi behandler (om deg).
  • Rett til retting. Du har også rett til å be Visma Smartskill om å korrigere unøyaktige personopplysninger om deg.
  • Rett til sletting. Du kan be Visma Smartskill om å slette opplysninger om deg.
  • Rett til begrensning (av behandling). Du kan be oss om å begrense behandlingen av personopplysningene dine.
  • Rett til dataportabilitet. Du kan be oss om å gi deg eller andre personopplysningene dine i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
  • Rett til å protestere. Du har rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine på grunnlag av berettiget interesse eller direkte markedsføringsformål. Du har også rett til å protestere mot vår behandling av personopplysningene dine for å utføre oppgaver i allmennhetens interesse eller som ledd i myndighetsutøvelse eller på grunnlag av berettigede interesser.

Vær oppmerksom på at det kan finnes visse unntak eller begrensninger i rettighetene ovenfor som kan gjelde avhengig av de spesifikke omstendighetene i din situasjon. I slike tilfeller vil vi gi deg detaljert informasjon om det aktuelle unntaket eller begrensningen og hjelpe deg med å utøve rettighetene dine i størst mulig grad, i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Bruk kunde.smartskill@visma.com for å sende inn forespørsler i henhold til denne delen

Endelig har du også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet (IMY) angående behandlingen av personopplysningene dine.

Markedsføring og profilering

Den berettigede interessen

Når du samhandler med Visma Smartskill, f.eks. ved å besøke Visma Smartskills nettsider, laste ned innhold, delta på webinarer og som en del av bruken av Visma Smartskills tjenester, vil Visma Smartskill behandle personopplysningene dine på grunnlag av en berettiget interesse. En av Visma Smartskills berettigede interesser er å behandle personopplysninger for direkte markedsføringsformål.

Visma Smartskill bruker personopplysningene dine til å gi deg relevant innhold gjennom direkte markedsføring på sosiale medier og e-post, nettsider eller i en Visma Smartskill-tjeneste, basert på dine preferanser. Personopplysningene vi behandler er aggregerte data om deg, som IP-adresse, interesser (hvor du har klikket osv.), brukernavn og enhet. Dette gjøres f.eks. gjennom informasjonskapsler og kalles profilering. Visma Smartskill vil også kunne kombinere denne informasjonen med informasjon om kundeforholdet vi måtte ha med din bedrift.

Formålet med profileringen er å kunne levere personlig tilpasset markedsføring til deg, forbedre din brukeropplevelse av våre tjenester/nettsteder og levere produkter som våre kunder er fornøyde med. Visma Smartskills tjenester brukes i hovedsak som arbeidsverktøy, og din adferd i disse verktøyene sier lite om ditt personvern. Det behandles ingen sensitive opplysninger. Dine personopplysninger behandles dermed ut fra et forretningsmessig perspektiv på en måte som vi vurderer ikke kommer i konflikt med dine rettigheter og friheter som enkeltperson.

Visma Smartskill bruker e-post som et verktøy for å kommunisere markedsføring, men kun med ditt samtykke i henhold til gjeldende markedsføringslov (dersom det er påkrevd). Hvis du har gitt ditt samtykke, vil du alltid ha mulighet til å reservere deg som beskrevet nedenfor, eller når du mottar en e-post som inneholder markedsføring.

Rett til å reservere deg mot markedsføringskommunikasjon

Du har rett til å reservere deg mot å motta markedsføringsmateriale fra Visma Smartskill og å bli gjenstand for profilering. Du kan gjøre dette på følgende måter:

  • Ved å følge instruksjonene for å reservere deg i markedsføringskommunikasjonen
  • Kontakt oss via e-post på kunde.smartskill@visma.com.

Du kan også alltid melde deg av/på informasjonskapsler på Visma Smartskills nettsted via vårt informasjonskapselbanner eller på siden for innstillinger for informasjonskapsler.

Vær oppmerksom på at selv om du velger å ikke motta markedsføringsmateriell, kan du fortsatt motta administrativ informasjon fra Visma Smartskill, for eksempel ordrebekreftelser og varsler som er nødvendige for å administrere kontoen din på tjenesten Visma Smartskill tilbyr til våre kunder.

Endringer

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom Visma Smartskills personvernerklæring jevnlig. Hvis Visma Smartskill gjør vesentlige endringer i disse retningslinjene som i vesentlig grad endrer vår personvernpraksis, kan vi også varsle deg på andre måter, for eksempel ved å sende deg en e-post eller legge ut en melding på nettstedet vårt før endringene trer i kraft.

Hvordan kontakte oss

Visma Smartskill
Dikeveien 54,
1661 Rolvsøy
kunde.smartskill@visma.com

Vi setter pris på din mening. Hvis du har kommentarer eller spørsmål om vår personvernerklæring, andre personvernspørsmål eller om et mulig brudd på personopplysningssikkerheten, kan du sende dem til Visma Smartskill.

Vi behandler spørsmål og klager konfidensielt. Vår representant vil kontakte deg for å ta opp eventuelle spørsmål eller bekymringer og beskrive hvilke alternativer som finnes for å løse dem. Vi bestreber oss på å sikre at klager og spørsmål blir løst på en nøyaktig og hensiktsmessig måte.