Sertifiseringer i Glup er et verktøy for å sikre at ansatte holder sin kompetanse oppdatert.
Sertifiseringer i Glup er et kraftfullt verktøy for å sikre at ansatte holder sin kompetanse oppdatert. Denne artikkelen gir deg en grundig innføring i hvordan du som kursadministrator kan opprette, administrere og få mest mulig ut av sertifiseringsfunksjonaliteten i Glup.
Hva er en sertifisering?
En sertifisering i Glup er en tilleggsfunksjon som kan legges på et eksisterende læringsløp. Sertifiseringer brukes når du ønsker å:
- Sette en tidsramme for gjennomføring av et læringsløp
- Sikre at ansatte gjennomfører opplæring innen et bestemt tidsintervall
- Sørge for at ansatte regelmessig oppdaterer sin kunnskap, for eksempel hvert andre år
Sertifiseringer er spesielt nyttige for obligatoriske kurs eller kompetanseområder som krever jevnlig oppdatering, som legemiddelhåndtering i helsesektoren.
Forskjellen mellom læringsløp og sertifisering
Før vi går videre, er det viktig å forstå forskjellen:
- Læringsløp er en strukturert samling av kurs som kan gjennomføres i eget tempo
- Sertifisering legger til en tidsramme og gyldighetsperiode for læringsløpet
Oppsett av sertifisering - steg for steg
For å sette opp en sertifisering, følg disse stegene:
- Opprett først et læringsløp som inneholder kursene du ønsker at ansatte skal gjennomføre
- Legg til sertifisering på dette læringsløpet
- Konfigurer tidsrammer for gjennomføring og gyldighet
Konfigurere sertifiseringsdatoer
Ved oppsett av sertifisering må du ta stilling til tre viktige datoer:
- Startdato - Når sertifiseringen begynner (vanligvis satt til "Tildelingsdato")
- Frist - Hvor lang tid den ansatte har på å fullføre (f.eks. "Etter startdato" + 30 dager)
- Utløpsdato - Hvor lenge sertifiseringen er gyldig (f.eks. "Etter fullføring" + 24 måneder)
En anbefalt praksis er å konfigurere sertifiseringen slik at den trekkes tilbake 3 uker før utløpsdato, noe som gir den ansatte en 3-ukers resertifiseringsperiode.
Resertifisering - hold kompetansen oppdatert
Resertifisering gjør det mulig å automatisk varsle ansatte når det er på tide å fornye sin kompetanse. Du kan sette opp resertifisering på to hovedmåter:
1. Resertifisering med samme læringsløp
Når du ønsker at ansatte skal gjennomføre nøyaktig samme kurs ved hver resertifisering:
- Sett "Krev resertifisering" til "Ja"
- Sett "Velg et annet læringsløp" til "Nei"
- Angi startdato (anbefalt: 1 måned før utløp)
- Angi utløpsdato for den nye sertifiseringen
2. Resertifisering med to ulike læringsløp
Hvis du ønsker at ansatte skal ta et annet sett med kurs ved resertifisering:
- Opprett først et nytt læringsløp for resertifiseringen
- I sertifiseringsinnstillingene:
- Sett "Krev resertifisering" til "Ja"
- Sett "Velg et annet læringsløp" til "Ja"
- Velg det nye læringsløpet fra nedtrekkslisten
- Angi overgangsperiode, startdato og utløpsdato
Automatiserte e-postvarslinger
En av de store fordelene med sertifiseringer i Glup er de automatiske e-postvarslene. Disse holder ansatte informert om sin sertifiseringsstatus. De viktigste varslene er:
- Påmeldt sertifisering - Sendes når en ansatt blir tildelt en sertifisering
- Frist for fullføring har utløpt - Sendes når fristen er passert
- Sertifisering utløpt - Sendes når sertifiseringen ikke lenger er gyldig
- Tid for resertifisering - Sendes når det er på tide å fornye sertifiseringen
- Resertifiseringstiden er på vei til å gå ut - Siste påminnelse før utløp
Kursbevis
Et viktig element ved sertifiseringer er kursbeviset. I Glup må du opprette et unikt kursbevis for hver sertifisering. Du kan ikke bruke samme kursbevis for flere sertifiseringer.
Kursbeviset er i PDF-format og utstedes automatisk til ansatte når de fullfører sertifiseringen. Dette gir formell dokumentasjon på at den ansatte har oppnådd den nødvendige kompetansen.
Automatisering - spar tid og sikre konsistens
Automatisering er en kraftfull funksjon i Glup som kan brukes sammen med sertifiseringer. Med automatisering kan du:
- Varsle brukere automatisk om sertifiseringsstatus
- Utstede kursbevis automatisk ved fullføring
- Tildele læringsløp eller sertifiseringer automatisk basert på stillingskoder eller avdelingstilhørighet
For å sette opp automatisering, definerer du:
- Betingelser - Krav som må oppfylles (f.eks. "Brukere tildelt sertifisering")
- Handlinger - Hva som skal skje når betingelsen er oppfylt (f.eks. "Send e-post")
Tips for effektive sertifiseringer
For å få mest mulig ut av sertifiseringer i Glup, følg disse tipsene:
- Skriv gode beskrivelser - Inkluder informasjon om målgruppe, læringsmål og hvilke kurs som inngår
- Hold læringsløpene overkommelige - Unngå for mange kurs i ett læringsløp
- Bruk de ferdige tekstmalene - Disse er testet og fungerer godt
- Unngå feil betingelser - Ikke bruk "Brukere som ikke er sertifisert i sertifiseringen" da dette kan sende varsler til hele organisasjonen
- Test grundig - Prøv ut hele sertifiseringsløpet før du ruller det ut til ansatte
Kom i gang
Som kursadministrator i Glup har du et kraftfullt verktøy for å sikre at ansatte holder sin kompetanse oppdatert. Ved å følge denne guiden og de medfølgende guidene i Glup, kan du enkelt sette opp effektive sertifiseringer som automatisk håndterer påmeldinger, varsler og dokumentasjon.
Husk at det er viktig å konfigurere minst ett læringsløp, én sertifisering og én sertifisering med resertifisering før du møter med Glup-teamet. Dette vil gi deg praktisk erfaring og gjøre det lettere å stille relevante spørsmål under møtet.
Med riktig oppsett av sertifiseringer i Glup kan du spare tid, sikre konsistent opplæring og enkelt dokumentere kompetanse i hele organisasjonen.